Cover image

Votre imprimante multifonction est un couteau suisse

Convertir et uploader des documents /envoyer des documents par mail

Mark est gestionnaire de compte et les embouteillages lui ont fait manquer ce rendez-vous capital. Juste au moment où une nouvelle offre doit être soumise à un client potentiel. Une proposition élaborée en détail, avec les données chiffrées indispensables et de beaux graphiques colorés pour l’étayer. Heureusement, sa collègue Cindy peut intervenir, mais elle ne dispose pas du document convaincant et ne peut accéder aux dossiers de ses collègues. Sinon, elle pourrait l’imprimer elle-même et la remettre au client. Que peut-il faire ?


Mark peut engager son véhicule sur le bas-côté de la route et envoyer une commande d'impression au moyen de son smartphone via une liaison Google Drive. Il utilise une application pour commander le logiciel d'impression intégré, ce qui lui permet d'imprimer directement à partir de son mobile.


Toute PME cherche à obtenir un processus de travail optimal, un maximum d'efficacité et de rationalisation des processus opérationnels. Mais en réalité, elle est confrontée quotidiennement aux limites de l'infrastructure informatique existante. Ces dernières années, on a consacré beaucoup d'attention à la sécurité et à la migration vers le cloud, mais le parc d'imprimantes a souvent été oublié ou négligé. De façon injuste, car les processus liés aux documents sont responsables pour environ 20% des pertes de productivité des employés. Une modernisation en profondeur offre également des possibilités infinies et permet de résoudre les problèmes les plus courants auxquels la PME moyenne est confrontée.




Robin de la comptabilité demande d'urgence une version PDF du contrat avec le nouveau client. Comme l’accord n’est pas encore finalisé, on ne dispose pas d'une version numérique. Le numériser ? Malheureusement, cela n’est possible qu’au moyen d’un PC, via divers détours. Il y a un autre problème : le logiciel existant scanne uniquement les formats d'image (par exemple, PDF, JPG, PNG, ...), mais ne prend pas en charge la fonctionnalité OCR qui permet de rendre les PDF consultables et modifiables. Résultat ? Beaucoup de temps perdu à chercher une solution simple.


Dans un scénario idéal, le commercial Ivo aurait scanné le document en format PDF directement à partir de l'imprimante. Et il l’aurait ensuite adressé par mail à la comptabilité à partir de la même imprimante. Et s’il n’a pas le temps de se rendre à l'imprimante ? Il peut le faire à partir de son smartphone avec une application fournie. Celle-ci convertit le fichier dans le format demandé, l'enregistre, l'envoie par e-mail ou l'enregistre directement dans le cloud.


L’imprimante multifonction (MFP)


Les problèmes rencontrés par les PME dans les exemples ci-dessus sont faciles à résoudre grâce à la mise en œuvre des imprimantes multifonction. La plupart des modèles sont équipés d'un logiciel pour la gestion des documents, installé en série et même gratuit dans certains cas. Ce logiciel est idéal pour gérer les documents directement à partir de l'imprimante : les convertir, les envoyer ou les télécharger. Les possibilités sont quasi illimitées.


Le logiciel de gestion de documents des imprimantes permet de résoudre la plupart des problèmes qui se posent quotidiennement aux PME. Un manque de flexibilité et de moyens techniques fait souvent perdre un temps précieux. La solution ? La nouvelle génération d'imprimantes multifonctions (MFP) avec le logiciel de gestion polyvalent pour éditer des fichiers, les ouvrir, les consulter et les partager de manière plus flexible.


Si les PME veulent accroître leur efficacité et leur productivité à l'avenir, elles ont tout intérêt à effectuer la transition vers une imprimante  multifonction intelligente (MFP). On peut citer un autre avantage : l'utilisation de nouvelles technologies améliore également la motivation des employés.



En savoir plus? www.oki.com/be/printing/fr